Versie 1.1 — 10 juli 2026. Verwerkingsverantwoordelijke: VAT Boys, KvK 64294110, Honingbij 17, 2693 BK 's-Gravenzande, bereikbaar via melvin.chandoe@vatboys.com ("Mellie", "wij").
Je boekhouddata (transacties, facturen, uren) en geüploade documenten worden opgeslagen op je eigen apparaat én — zodat je op al je apparaten kunt werken — in een afgeschermde opslag die uitsluitend aan jouw account is gekoppeld en alleen na inloggen toegankelijk is. Wij kijken niet in je administratie. Voor AI-analyses worden je financiële gegevens tijdelijk verwerkt door onze AI-leverancier, die deze niet gebruikt om modellen te trainen. We verkopen geen gegevens en tonen geen advertenties.
| Categorie | Gegevens | Waar |
|---|---|---|
| Account | E-mailadres, naam, inlogmethode, sessiegegevens | Clerk (onze inlogdienst) |
| Betaling | Betaalgegevens, abonnementsstatus, factuuradres | Stripe (onze betaaldienst); wij zien nooit je volledige rekening- of kaartnummer |
| Bedrijfsprofiel | Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, fiscale voorkeuren (starter, KOR, aangiftefrequentie) | Bij je account (Clerk) en op je apparaat |
| Boekhouddata | Transacties, facturen, uren, kilometers, investeringen, balansgegevens | Op je eigen apparaat (browseropslag) én in afgeschermde opslag gekoppeld aan jouw account (Vercel), zodat je op meerdere apparaten kunt werken. Alleen toegankelijk na inloggen. |
| Documenten | Geüploade facturen, bonnen en bankafschriften | Op je apparaat én in dezelfde afgeschermde accountopslag; per document door jou te verwijderen |
| AI-verwerking | De financiële gegevens die je ter analyse aanbiedt | Tijdelijk verwerkt via onze servers door Anthropic (AI-leverancier) |
| Technisch | IP-adres, logbestanden van serververzoeken | Vercel (hosting), kortdurend voor beveiliging en foutopsporing |
a. Leveren van de dienst (analyses uitvoeren, account beheren, betalingen verwerken) — grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
b. Beveiliging en misbruikpreventie (loggegevens, gebruikslimieten) — grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
c. Wettelijke verplichtingen (fiscale administratie van onze eigen facturen) — grondslag: wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).
We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, profilering of verkoop aan derden.
Wanneer je een analyse start, worden de door jou aangeboden gegevens via onze beveiligde server doorgestuurd naar Anthropic (de leverancier van het AI-model) om het resultaat te genereren. Anthropic gebruikt gegevens die via de API worden verwerkt niet om AI-modellen te trainen. Het analyseresultaat en het geüploade document worden vervolgens bewaard in de afgeschermde opslag van jouw account (zie hierboven), zodat je administratie op al je apparaten beschikbaar is. Daarnaast wordt een teller van het aantal analyses bij je account bijgehouden voor de maandlimiet.
We schakelen de volgende verwerkers in: Clerk (authenticatie), Stripe (betalingen), Anthropic (AI-analyses) en Vercel (hosting). Met elk van hen geldt een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement).
Deze partijen zijn (mede) gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de Europese standaardcontractbepalingen (SCC's), aangevuld met passende waarborgen.
a. Boekhouddata en documenten: blijven op je apparaat en in je accountopslag staan tot jij ze verwijdert (documenten kun je per stuk verwijderen in de app) of tot je account wordt verwijderd. Let op: de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar rust op jou; bewaar dus ook eigen exports (bijv. de aangifte-uitdraai).
b. Accountgegevens: zolang je account bestaat, en tot 30 dagen na verwijdering.
c. Betaalgegevens: door Stripe en ons bewaard zolang wettelijk vereist (fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor onze eigen administratie).
d. Technische logs: maximaal 30 dagen.
e. AI-verwerking: analysegegevens worden door ons niet opgeslagen na het genereren van het resultaat.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleutelde verbindingen (TLS/HSTS), API-sleutels uitsluitend server-side, verificatie van login en abonnement bij elk verzoek, beveiligingsheaders (waaronder Content-Security-Policy), en het ontwerp-uitgangspunt dat je administratie uitsluitend via jouw eigen login bereikbaar is: de accountopslag is privé, per gebruiker gescheiden en versleuteld tijdens transport en opslag.
Mellie gebruikt uitsluitend functionele cookies en browseropslag: sessiecookies van Clerk om je ingelogd te houden, en lokale opslag voor je boekhouddata (die daarnaast met je accountopslag wordt gesynchroniseerd). Er zijn geen tracking- of advertentiecookies; voor functionele cookies is geen toestemmingsbanner vereist.
Je hebt op grond van de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Voor boekhouddata en documenten geldt: die zijn volledig in jouw beheer — inzien, exporteren (aangifte-uitdraai) en verwijderen doe je direct in de app; verwijderen in de app verwijdert ze ook uit je accountopslag. Voor accountgegevens of volledige verwijdering van je accountopslag kun je een verzoek sturen naar melvin.chandoe@vatboys.com; we reageren binnen 30 dagen.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies. Wezenlijke wijzigingen kondigen we aan in de app. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
Vragen over privacy? Neem contact op via melvin.chandoe@vatboys.com. Zie ook onze algemene voorwaarden.